種子樣品是對種子研究的重要基礎(chǔ)物質(zhì)，其具有代表性，有效性和完整性，這些也正是影響檢驗(yàn)結(jié)果的重要條件。因此，必須對種子樣品工作中樣品的接收、發(fā)放、流轉(zhuǎn)、保存、處置以及種子樣品的識(shí)別等各個(gè)環(huán)節(jié)加以重視，并實(shí)施有效的質(zhì)量控制。種子標(biāo)準(zhǔn)樣品庫管理軟件在種子樣品庫中的應(yīng)用是十分有效的，也是現(xiàn)代種子庫的重要設(shè)備。
　　首先對種子樣品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查種子樣品包裝、封緘是否完整，重量是否符合GB/T3543.2-1995種子檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定的不同檢測項(xiàng)目的送驗(yàn)樣品的zui低重量。并確定其檢驗(yàn)性質(zhì)，如委托檢驗(yàn)標(biāo)注“C”，加注年代及樣品編號(hào)。在種子樣品袋上貼上標(biāo)識(shí)卡，內(nèi)容包括編號(hào)、名稱、入庫日期及檢驗(yàn)狀態(tài)，便于識(shí)別和保存。種子樣品應(yīng)按檢驗(yàn)類別、不同作物種類存放，以便于查找。樣品庫應(yīng)保證安全、無腐蝕、無蟲蛀、清潔干燥和低溫（zui高溫度不超過15～18℃），要求樣品室內(nèi)開門和窗降到zui少數(shù)目，而且須罩有紗網(wǎng)，防止昆蟲進(jìn)入。設(shè)專人管理，定期監(jiān)測樣品庫內(nèi)的溫度和相對濕度狀態(tài)，做好記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)解決，盡可能減少種子樣品質(zhì)量劣變，保持原始的發(fā)芽率，免除昆蟲對種子樣品的危害。
　　種子標(biāo)準(zhǔn)樣品庫管理軟件的應(yīng)用，當(dāng)送驗(yàn)樣品送達(dá)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，樣品管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查樣品的狀態(tài)，同時(shí)記錄作物種類、品種名稱、樣品重量，送樣時(shí)間等信息。接收委托檢驗(yàn)樣品時(shí)，要求委托方填寫委托單，除記錄作物種類、品種名稱、檢驗(yàn)項(xiàng)目外，還應(yīng)記錄樣品重量、送樣日期，取報(bào)告日期等信息，并要求委托方送樣人簽字。種子樣品的檢驗(yàn)任務(wù)由業(yè)務(wù)室下達(dá)，檢驗(yàn)員持檢驗(yàn)任務(wù)通知單領(lǐng)取檢驗(yàn)樣品，并在樣品發(fā)放單上簽字。檢驗(yàn)結(jié)束退樣時(shí)，由樣品管理員統(tǒng)一稱重、登記入庫。樣品的保存時(shí)間根據(jù)不同檢驗(yàn)項(xiàng)目而不同。一般而言，樣品保存時(shí)間至少應(yīng)持續(xù)到受檢單位對檢驗(yàn)結(jié)果的異議期以后。品種純度檢驗(yàn)的樣品至少應(yīng)保存該作物的下一個(gè)播種季節(jié)。保存期滿后的樣品，經(jīng)過檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由樣品管理員填寫種子樣品銷毀處理表，內(nèi)容包括銷毀處理作物種類、名稱、原因、數(shù)量、時(shí)間及批準(zhǔn)人、參加銷毀人等信息。